Program do wystawiania faktur dla freelancera

Program do fakturowania dla freelancera

Niezależnie od tego czy jesteś programistą, grafikiem, copywriterem czy działasz w zupełnie innej branży. Każdy z nas po wykonaniu zlecenia, chce rozliczyć się z klientem. Prowadząc własną działalność gospodarczą najczęściej wystawiamy faktury vat. Istnieje masa różnych programów oraz aplikacji służących do zarządzania firmą i wystawiania faktur. Popularne są różnego rodzaju narzędzia online za które płacimy miesięczny abonament, są też zarówno darmowe jak i płatne programy które możemy zainstalować na swoim komputerze. Dostępne są też darmowe rozwiązania na licencji Open Source, które możemy w łatwy sposób zainstalować na swoim serwerze.

 

Płatne narzędzia online do fakturowania

Istnieje wiele płatnych narzędzi online, dzięki którym możemy tworzyć bazę danych swoich klientów, wystawiać faktury, dodawać produkty/usługi itd. Ceny są różne, zależnie od potrzeb może być to cena od kilku do kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Jest to idealne rozwiązanie dla osób które chcą zapłacić i mieć gotowe narzędzie do fakturowania, bez dodatkowej instalacji, konfiguracji, aktualizowania oprogramowania itd.

 

Płatny pogram do wystawiania faktur

Po założeniu działalności potrzebowałem programu do wystawiania faktur na już! Nie było czasu na sprawdzanie darmowych i opensourcowych rozwiązań. Wiedziałem, że docelowe narzędzie którego potrzebuje, musi nie tylko służyć mi do wystawiania faktur ale też do zarządzania projektami, zadaniami, tworzenia ofert oraz różnego rodzaju raportów finansowych. Szukanie idealnego rozwiązania zostawiłem na później. Tymczasowo postanowiłem skorzystać z jakiegoś gotowego płatnego rozwiązania, po szybkim researchu wybór padł na fakturownia.pl (podczas rejestracji użyj kodu rabatowego: 39n424 – dostaniesz 20% zniżki). Po zarejestrowaniu, okazało się że pierwszy miesiąc jest za darmo – idealnie, będę miał czasu przetestować i między czasie sprawdzić rozwiązania typu Open Source.

Już po tygodniu korzystania, wiedziałem że jest to rozwiązanie które w zupełności mi wystarczy. Tym bardziej że można połączyć fakturownia.pl z sugester.pl który jest programem CRM, służącym m.in. do zarządzania klientami, tworzenia raportów itd.

Miesięczny koszt korzystania z fakturownia.pl może wynieść od 8zł do 58zł brutto. Myślę że dla freelancera w zupełności wystarczy pakiet za 8zł miesięcznie, więc koszt jest na prawdę niski.

 

CRM na licencji Open Source

Co prawda nie brakowało mi niczego w systemie fakrutownia.pl, ale będąc programistom mam już jakieś zawodowe „zboczenie”, że chce mieć dostęp do kodu źródłowego aplikacji z których korzystam. Zacząłem rozglądać się za oprogramowanie typu CRM na licencji Open Source.

 

Co to jest CRM?

CRM to skrót angielskiego Customer Relationship Management. Tłumacząc na polski „zarządzanie relacjami z klientem”. Jest to narzędzie służące budowaniu, utrzymywaniu oraz poprawie relacji z klientami. Głównymi obszarami jest wsparcie sprzedaży i marketingu. Oprogramowanie posiada na prawdę ogromne możliwości, składa się z wielu różnych modułów które można dowolnie rozbudowywać. Moduły które może posiadać CRM to m.in.

• portal sprzedażowy,
• elastyczny workflow,
• moduł wspierający procesy marketingowe,
• kalkulator zwrotu z inwestycji,
• fakturowanie,
• zarządzanie finansami,
• modele kosztowe,
• obsługa umów,
• obsługa pytań i odpowiedzi,
• i wiele innych.

 

Jaki wybrać CRM na licencji Open Source

Systemów CRM jest cała masa, od zupełnie darmowych, przez częściowo darmowe aż po płatne. Ja w pierwszej kolejności wybrałem do testów Zoho CRM, oprogramowanie na prawdę posiada wszystko to czego szukałem. Ale nie byłbym sobą gdybym nie sprawdził jeszcze innych systemów. Następny wybór padł na Suite CRM, który jest uważany za jeden z najlepszych obecnie systemów tej klasy na świecie. Posiada praktycznie wszystkie funkcjonalności niezbędne dla efektywnego działania, posiada bezpłatne wsparcie poprzez forum. Wersja darmowa dostarcza wiele przydatnych funkcjonalności.

Po Suite CRM zainstalowałem jeszcze kilka różnych systemów ale chyba już byłem do niego przyzwyczajony i szybko zakończyłem testy innych programów. Testowanie systemu szybko zamieniło się w regularne korzystanie z niego. W łatwy sposób dodawałem klientów do bazy, wystawiałem faktury, zarządzałem projektami itd. Oczywiście jako freelancer nie wykorzystałem możliwości programu nawet w 20%, to co oferuje jest na prawdę imponujące. Jest to system z którego mogą korzystać średnie jak i duże firmy, więc taki freelancer jak ja, nie ma szans na wykorzystanie pełnego potencjału tego narzędzia.

 

Instalacja Suite CRM

System instalujemy na własnym serwerze. Jeśli instalowałeś już WordPressa lub inny CMS to na pewno poradzisz sobie z instalacją Suite CRM. Jeśli natomiast nie wiesz jak to zrobić, zapraszam do kontaktu ze mną.

Suite CRM możemy pobrać ze strony: https://suitecrm.com/download/

Można też skorzystać z płatnej wersji (której nie trzeba instalować, jest ona umieszczona na serwerze producenta): https://suitecrm.com/suiteondemand/#viewpackages

 

Inne warte uwagi systemy CRM

vTiger

System posiada dużą liczbę funkcji, co jest jego dużą zaletą. Mamy możliwość skorzystania z darmowych dodatków np. do programów pocztowych Mozilla Thunderbird lub MS Outlook, pakietu MS Office oraz wielu innych. System ma wiele możliwości konfiguracji różnych elementów, można go idealnie dopasować do swoich potrzeb. Program jest dostępny również w polskiej wersji językowej.

YetiForce

System CRM stworzony przez polską firmę, możemy zainstalować za darmo na własnym serwerze lub wybrać jeden z pakietów, dostaniemy wtedy dostęp do zainstalowanego oprogramowania na serwerze producenta. System posiada wiele komponentów które składają się z wielu modułów. Przykładowo „kontakty” dzielą się na takie moduły jak: leady, kontrahenci, partnerzy, dostawcy, konkurenci oraz kontakty. Leady to inaczej potencjalni klienci, jeśli okaże się że nawiązaliśmy z jednym z nich współpracę, wtedy można przekonwertować go na kontrahenta. Można dokupić dodatkowe moduły np. „GUS”, dzięki któremu po wpisaniu numeru NIP naszego klienta, zostaną pobrane pozostałe dane jego firmy. Jest to system na pewno godny polecenia.

 

Wystawianie faktur – program na własnym serwerze

Po długim czasie korzystania z Suite CRM, trafiłem przypadkiem na system Invoice Ninja, nie jest to CRM. Jest to narzędzie które posiada wszystkie te funkcjonalności których ja jako freelancer potrzebuje. Czyli dodawanie klientów, wystawianie faktur (w tym automatyczne wystawianie i wysyłanie mailem za pomocą SMTP), zarządzanie produktami, płatnościami, projektami, zadaniami, ofertami. Można również podpiąć pod niego różnego rodzaju systemy płatności przez które nasi klienci będą mogli w łatwy i szybki sposób opłacić faktury.

Invoice Ninja – to narzędzie na licencji Open Source, które możemy pobrać i samodzielnie zainstalować na własnym serwerze (bardzo chętnie skorzystałem z tej możliwości) lub płacić miesięczny abonament i korzystać z oprogramowania zainstalowanego na serwerze producenta. Każdy indywidualnie musi wybrać które rozwiązanie będzie dla niego najlepsze.

Korzyści z posiadania systemu na własnym serwerze

Jest wiele korzyści ale największa z nich to na pewno bezpieczeństwo, wszystkie dane naszych klientów, faktur, finansów itd. Są umieszczone na naszym serwerze. Nie ma do nich wglądu żadna zewnętrzna firma.

Instalacja Invoice Ninja

Jeśli zdecydujesz się na instalację systemu na własnym serwerze, pobierz pliki ze strony producenta. Wgraj na serwer, a następnie konfigurator przeprowadzi Cie przez proces instalacji. Jeśli nie dasz rady samodzielnie zainstalować systemu, możesz skorzystać z płatnej wersji lub napisać do mnie a przeprowadzę taką instalację.

W darmowej wersji, kiedy wystawisz fakturę vat, to będzie na niej umieszczony watermark z logo Invoice Ninja. Jeśli jest to dla Ciebie problem, to możesz wykupić roczny pakiet za $30 dzięki któremu oznaczenie z faktur zniknie.

 

Podsumowanie

Jeśli chcesz mieć gotowe rozwiązanie i nie chcesz przejmować się instalacją, konfiguracją itd. Wybierz system fakturownia.pl (podczas rejestracji użyj kodu rabatowego: 39n424 – dostaniesz 20% zniżki), Invoice Ninja lub YetiForce w płatnej miesięcznej subskrypcji.

Jeśli potrzebujesz bardzo wielu funkcjonalności, mieć oprogramowanie na własnym serwerze oraz nie ponosić kosztów abonamentowych, przetestuj koniecznie któryś z systemów CRM na licencji Open Source np. SuiteCRM. W przypadku podstawowych wymagań wybierz jednak Invoice Ninja w darmowej wersji, instalowanej na własnym serwerze.